Как правильно перевезти офисные документы?

Неправильно организованный переезд способен парализовать работу офиса на несколько дней. Чтобы этого не случилось к переезду нужно готовиться заранее. Если с офисной мебелью, компьютерами и оргтехникой все более или менее понятно, то с документами часто возникают вопросы, особенно если в вашем офисе работает несколько отделов. К систематизации и сортировке документов нужно подойти со всей ответственностью. Ведь документы — это сердце любой организации. И потеря даже одного листа может вылиться в большие проблемы. Без четкой системы и контроля во время переезда путаницы с документами не избежать.

Офисный переезд с компанией «ПрофПеревозка»

Сортировка документов

Если документы хранятся в папках, то это значительно облегчает задачу. В случаях, когда документы не подшиты и лежат разрозненными стопками, то их сортируют по размерам и назначению. Документы представляющие особую ценность на время переезда помещают на хранение в банковскую ячейку.

Не рекомендуется перевозить документы в неупакованном виде внутри шкафов. Так как мебель с документами сложно перемещать из-за большого веса, к тому же в процессе погрузки документы внутри шкафа могут перепутаться. Однако стеллажи уже находящиеся в машине даже рекомендуется заполнять коробками с упакованными бумагами для экономии пространства.

Упаковка документов

Чтобы перевозимые бумаги во время переезда не пострадали их нужно тщательно упаковывать. Для упаковки чаще всего используют коробки из плотного многослойного картона. Реже плотную оберточную бумагу, в которую заворачивают документы. И коробки, и документы, упакованные в бумагу, должны быть тщательно заклеены, чтобы исключить возможность вскрытия во время погрузочно-разгрузочных работ и транспортировки. Чтобы документы во время переезда не намокли их дополнительно обматывают стрейч-пленкой. Если у вашей организации очень большой документооборот, то можно воспользоваться услугами погрузчика, а документы грузить в автомобиль паллетами предварительно сгруппировав их и обмотав стрейч-пленкой.

Погрузка документов во время офисного переезда.

Маркировка и опись

Чтобы не нарушать привычное расположение папок с документами в шкафах, при переезде на коробках указывают название отдела, номер шкафа и полки. Во избежание ошибок шкафы и полки заранее нумеруют стикерами. У каждого грузоперевозчика выработана своя система маркировки коробок с документами. После того как все документы подготовлены к перевозке составляют опись. Для удобства можно составить один единый документ и дополнительные описи по отделам.

После разгрузки документов перед тем как подписать акты выполнения работ и отпустить грузчиков, убедитесь в наличии всех документов по описи.